जैविक प्रमाणीकरण की दुनिया में अक्सर एक कहावत का उल्लेख किया जाता है: "यदि इसे रिकॉर्ड नहीं किया जाता है, तो ऐसा नहीं होता है"। ऑडिटर हर साल केवल एक या दो दिन के लिए फार्म पर होते हैं, इसलिए बढ़ते मौसम के पूरे शेष भाग को रिकॉर्ड के माध्यम से दर्ज किया जाता है। टीसीवीएन 11041-1:2017 और अंतरराष्ट्रीय मानकों के लिए निर्माताओं को बेचे गए उत्पाद से लेकर भूमि भूखंड और प्रत्येक प्रभाव का पता लगाने के लिए पर्याप्त रिकॉर्ड बनाए रखने की आवश्यकता होती है।
कोर रिकॉर्ड प्रकार
- क्षेत्रीय गतिविधियों की डायरी:मिट्टी की तैयारी, रोपण, उर्वरक, कीट उपचार, निराई, सिंचाई - आपूर्ति और खुराक के नाम के साथ प्लॉट और तिथि के अनुसार रिकॉर्ड करें।
- इनपुट सामग्री रिकॉर्ड:खरीद चालान, उत्पाद लेबल, तकनीकी शीट, संरचना प्रमाणपत्र और मानक वैधता का प्रमाण (जैविक इनपुट प्रमाणीकरण, प्रमाणन संगठन से पुष्टि पत्र, या सामग्री मूल्यांकन शीट)।
- नस्ल प्रोफ़ाइल:बीज या पौध की उत्पत्ति, जैविक किस्मों को प्राथमिकता; यदि आपको पारंपरिक, अनुपचारित किस्मों का उपयोग करना है, तो आपको एक स्पष्टीकरण और प्रमाण की आवश्यकता है कि आपको एक जैविक स्रोत मिल गया है, लेकिन ऐसा कोई नहीं है।
- फसल प्रोफ़ाइल:प्लॉट और बैच के अनुसार उपज, फसल की तारीख, बैच कोड।
- कटाई के बाद के रिकॉर्ड:प्रारंभिक प्रसंस्करण, धुलाई, छंटाई, संरक्षण और पैकेजिंग; उत्पाद के सीधे संपर्क में आने वाली सामग्री; सतह के उपचार के लिए प्रयुक्त पदार्थ, यदि कोई हो।
- बिक्री प्रोफ़ाइल:बेचे गए बहुत सारे सामान, मात्रा, खरीदार, चालान, और प्रत्येक लॉट के साथ जैविक लेनदेन दस्तावेज़।
इनपुट और आउटपुट वॉल्यूम को संतुलित करें
मूल्यांकन में एक महत्वपूर्ण परीक्षण खेती के तहत क्षेत्र, उस क्षेत्र में उस फसल की उचित उपज और बेची गई जैविक उपज की मात्रा की तुलना करना है। यदि बिक्री की मात्रा पंजीकृत क्षेत्र की वास्तविक उत्पादन क्षमता से कहीं अधिक है, तो यह एक संकेत है कि गैर-कार्बनिक उत्पादों को कार्बनिक लेबल के साथ मिश्रित और बेचा जाता है - सबसे गंभीर रूप से दंडित उल्लंघनों में से एक। लॉट कोड से मिलान किए गए स्पष्ट फसल और बिक्री रिकॉर्ड, वर्षों से इस स्थिरता को प्रदर्शित करने में मदद करते हैं।
एक सरल उदाहरण: खेत में 2 हेक्टेयर सब्जियां पंजीकृत हैं, औसत क्षेत्रीय उपज लगभग 18 टन/हेक्टेयर/फसल है, साल में दो फसलें, फसल के बाद का नुकसान लगभग 15% है। अधिकतम बिक्री योग्य जैविक उत्पादन लगभग 2 × 18 × 2 × 0.85 ≈ 61 टन/वर्ष है। यदि बिक्री चालान 80 टन तक जुड़ जाता है, तो ऑडिटर स्पष्टीकरण मांगेगा: किसी अन्य प्रमाणित घर से अधिक खरीदें? क्या कोई संगत अनुबंध और इनपुट दस्तावेज़ हैं? यदि दस्तावेज़ों की व्याख्या नहीं की जा सकती है, तो अंतर को गलत लेबल वाला गैर-जैविक उत्पाद माना जाता है।
रिकॉर्ड का न्यूनतम सेट
- कथानक के अनुसार फ़ील्ड डायरी:दिनांक - कथानक - गतिविधि - सामग्री और खुराक - कार्यान्वयनकर्ता।
- सामग्री सूची पुस्तक:इनपुट तिथि - सामग्री का नाम - मात्रा - आपूर्तिकर्ता - चालान संख्या - रिलीज की तारीख।
- फसल पुस्तिका:दिनांक - प्लॉट - उत्पाद - वॉल्यूम - बैच कोड।
- प्रसंस्करण/पैकेजिंग पुस्तक:इनपुट बैच कोड - ऑपरेशन - आउटपुट वजन - आउटपुट बैच कोड - प्रयुक्त पैकेजिंग।
- बिक्री बही:दिनांक - लॉट कोड - वॉल्यूम - खरीदार - चालान संख्या - जैविक लेनदेन दस्तावेज़।
मुख्य बिंदु संपूर्ण बैच कोड है: एक बैच कोड को बिक्री चालान से लेकर पैकिंग बुक, हार्वेस्ट बुक, फिर प्लॉट और उसकी फ़ील्ड डायरी प्रविष्टियों तक ट्रेस किया जाना चाहिए।
रिकार्ड रखने के दो तरीकों की तुलना करें
| कागज नोटबुक | स्प्रेडशीट/सॉफ्टवेयर | |
|---|---|---|
| फ़ायदा | सीधे फ़ील्ड में रिकॉर्ड किया गया, बिजली/उपकरण पर निर्भर नहीं, लागत लगभग शून्य है | संश्लेषित करना, खोजना और बड़े पैमाने पर संतुलन बनाना आसान; मूल्यांकन करते समय त्वरित रिपोर्ट आउटपुट |
| नुकसान | संश्लेषित करना कठिन, खोना आसान, पढ़ना कठिन | डेटा प्रविष्टि में देरी करना आसान है ("इसे शाम को जाने दें"), जिससे त्रुटियां और चूक होती हैं |
| उपयुक्त | छोटी सी गृहस्थी, कुछ प्लॉट | मल्टी-प्लॉट फार्म, घरेलू समूह, निर्यात उद्यम |
महत्वपूर्ण बात रूप नहीं बल्कि निरंतरता है: जैसे ही गतिविधि होती है, रिकॉर्ड रिकॉर्ड हो जाते हैं, पूर्ण, बिना किसी अंतराल के। एक साधारण बहीखाता जिसे नियमित रूप से बनाए रखा जाता है वह एक जटिल सॉफ्टवेयर सिस्टम की तुलना में कहीं अधिक मूल्यवान है जिसे आधा खाली छोड़ दिया जाता है।
ट्रैसेबिलिटी से जुड़ें
आंतरिक फ़ार्म रिकॉर्ड पता लगाने की क्षमता की आधार परत हैं। राष्ट्रीय स्तर पर, वियतनाम के पास ट्रैसेबिलिटी पर एक परियोजना है (निर्णय 100/क्यूडी-टीटीजी दिनांक 19 जनवरी, 2019), ट्रैसेबिलिटी सिस्टम के लिए सामान्य आवश्यकताओं पर मानकों का एक सेट टीसीवीएन 12850:2019, और एक राष्ट्रीय उत्पाद और माल उत्पत्ति ट्रैसेबिलिटी सूचना पोर्टल (अक्टूबर 2024 से संचालित)। जो व्यवसाय निर्यात के लिए शिपमेंट डेटा को इस सिस्टम से जोड़ना चाहते हैं, उन्हें मूल डेटा की आवश्यकता होगी, जो उपरोक्त दस्तावेज़, डिजीटल और लगातार बैच कोड निर्दिष्ट हैं। दूसरे शब्दों में, आज एक अच्छी फील्ड डायरी बनाना कल की इलेक्ट्रॉनिक पुनर्प्राप्ति आवश्यकताओं के लिए खुद को तैयार करना है।
रिकॉर्ड्स का डिजिटलीकरण: कहां से शुरू करें
महँगे सॉफ़्टवेयर में तुरंत निवेश करने की आवश्यकता नहीं है। कई घरेलू समूहों द्वारा उपयोग की जाने वाली एक विधि: कागज़ की किताबों या पूर्व-मुद्रित प्रपत्रों का उपयोग करके फ़ील्ड में रिकॉर्ड रखें, फिर प्रत्येक सप्ताह एक समान प्रारूप के अनुसार एक साझा स्प्रेडशीट में पुनः दर्ज करें। स्प्रेडशीट आपको प्लॉट द्वारा आउटपुट को तुरंत जोड़ने, आने वाली और बाहर जाने वाली आपूर्ति की तुलना करने और लापता लाइनों का पता लगाने की अनुमति देती है। जब स्केल बड़ा होता है या जब खरीदारों को ट्रैसेबिलिटी स्टैम्प की आवश्यकता होती है, तो क्यूआर कोड का समर्थन करने वाले विशेष सॉफ़्टवेयर पर स्विच करना संभव है, लेकिन डेटा गुणवत्ता अभी भी फ़ील्ड रिकॉर्डिंग के अनुशासन पर निर्भर करती है - सॉफ़्टवेयर स्वयं सही डेटा उत्पन्न नहीं करता है।
कब तक रखना है?
जैविक मानकों के लिए आम तौर पर रिकॉर्ड को कम से कम 5 वर्षों तक रखने की आवश्यकता होती है; कुछ बाज़ारों और कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए अधिक समय की आवश्यकता होती है। आपको मूल कागज़ की प्रतिलिपि और डिजीटल संस्करण दोनों को दो अलग-अलग स्थानों पर सहेजना चाहिए, ताकि यदि आपका कंप्यूटर खराब हो जाए या किताब खो जाए तो सब कुछ न खो जाए।
संदर्भ
- उत्पादों और वस्तुओं का पता लगाने के लिए राष्ट्रीय सूचना पोर्टल.
- टीसीवीएन 12850:2019 - ट्रैसेबिलिटी - ट्रैसेबिलिटी सिस्टम के लिए सामान्य आवश्यकताएं.
- जैविक कृषि पर डिक्री 109/2018/एनडी-सीपी(जैविक उत्पादों की ट्रेसबिलिटी पर नियम)।
- कोड और बारकोड के लिए राष्ट्रीय केंद्र- नेशनल ट्रैसेबिलिटी पोर्टल का संचालक।
