Truy xuất nguồn gốc là xương sống của tính toàn vẹn hữu cơ trong chuỗi xuất khẩu. Khi người mua hoặc cơ quan quản lý đặt câu hỏi về một lô hàng, khả năng trả lời nhanh và chính xác, có hồ sơ kèm theo, là điều tạo nên sự khác biệt giữa một chuỗi cung ứng đáng tin và một chuỗi cung ứng gặp rắc rối.
Truy xuất theo hai chiều
- Chiều lùi: từ một thùng hàng trên kệ, lần về lô đóng gói, lô thu hoạch, thửa đất và nông hộ.
- Chiều tiến: từ một lô thu hoạch, xác định tất cả lô hàng và khách hàng mà nó đã đi tới. Cần thiết khi phải thu hồi.
Các mắt xích cần ghi nhận
Mỗi lần sản phẩm được thu hoạch, gộp lô, chia lô, chế biến, đóng gói lại hoặc chuyển giao là một điểm cần ghi nhận, với mã lô đầu vào, mã lô đầu ra, khối lượng và ngày. Điểm dễ đứt gãy nhất là khi nhiều lô nhỏ được gộp thành một lô lớn, hoặc khi sản phẩm được đóng gói lại dưới nhãn khác.
Cân đối khối lượng
Một hệ thống truy xuất tốt cho phép kiểm tra: tổng khối lượng đầu vào của một giai đoạn có khớp với tổng đầu ra cộng hao hụt hợp lý hay không. Đây cũng chính là phép kiểm tra mà đánh giá viên hữu cơ thực hiện để phát hiện hàng không hữu cơ trà trộn.
Công cụ
Hệ thống truy xuất có thể vận hành trên giấy với mã lô đánh số nhất quán, hoặc trên phần mềm với mã vạch và cơ sở dữ liệu. Công nghệ giúp tra cứu nhanh hơn và giảm sai sót nhập liệu, nhưng nguyên tắc không đổi: mỗi lần hàng đổi trạng thái hoặc đổi tay đều phải để lại dấu vết.
Diễn tập thu hồi
Nhiều nhà xuất khẩu định kỳ thực hiện một cuộc diễn tập: chọn ngẫu nhiên một lô và thử lần ngược về nguồn trong một khoảng thời gian giới hạn. Kết quả diễn tập cho biết hệ thống có thực sự hoạt động hay chỉ tồn tại trên giấy.
